Annulation d’un cours pour circonstances exceptionnelles
Les étudiants doivent effectuer leur demande d’annulation ou d'abandon dans Mon Portail lorsque ceux-ci sont à l’intérieur des délais prescrits par le calendrier universitaire.
Les étudiants souhaitant annuler un ou plusieurs cours en dehors des délais prévus au calendrier universitaire doivent formuler leur demande tel qu’indiqué ci-dessous.
À noter
Les frais généraux ne sont pas remboursables. Le détail des frais de scolarité, des droits de scolarité et des frais connexes est disponible sur le site internet des Comptes étudiants.
Incapacité liée à une condition de santé
Pour obtenir une annulation pour circonstances exceptionnelles, vous devez être dans l’incapacité de poursuivre vos études pour une période de 3 semaines ou plus.
Si votre incapacité est de moins de 3 semaines, communiquez avec votre enseignant afin de voir si une entente ou un accommodement est possible afin que vous complétiez le cours.
Vous devez être en mesure de fournir un document attestant de votre incapacité à poursuivre vos études, ainsi que de la durée de votre incapacité.
Si vous ne pouvez fournir un tel document, communiquez avec votre enseignant afin de voir si une entente ou un accommodement est possible afin que vous complétiez le cours.
Le billet médical doit mentionner les informations suivantes :
- Incapacité : le billet médical doit mentionner clairement votre incapacité à poursuivre vos cours. Un billet mentionnant uniquement un diagnostic ne sera pas accepté.
- Durée : le billet médical doit mentionner la durée de votre incapacité. Tel que mentionné plus haut, pour que votre demande soit acceptée, votre incapacité doit être d’une durée de 3 semaines ou plus;
- Le billet médical doit inclure :
- Le billet médical doit être émis par :
- un médecin (généraliste ou spécialiste)
- un infirmier praticien spécialisé (IPS)
- un infirmier praticien spécialisé en soins de première ligne (IPSPL)
- L’entête officiellde la clinique;
- Le numéro de pratique du professionnel de la santé qui émet le billet;;
- Le nom complet en lettres moulées et la signature du professionnel de la santé qui émet le billet;.
- Le billet médical doit être émis par :
- Recommandation d'infirmier
- Recommandation d'infirmier bachelier
- Recommandation d'un psychologue
- Recommandation d'un thérapeute non affilié à un ordre reconnu
- Recommandation d'un travailleur social
Décès d’un membre de la famille immédiate
Les demandes d'annulation sans facturation en raison du décès d'un membre de la famille immédiate (parent, fratrie, conjoint, enfant) peuvent être acceptées sous condition qu'un certificat de décès officiel soit fourni et que le lien de parenté entre la personne décédée et l'étudiant y soit indiqué.
Maladie d’un membre de la famille immédiate
L’annulation sans facturation est possible lorsque l'étudiant, à la suite à l’annonce de la maladie d’un membre de sa famille (parent, fratrie, conjoint, enfant), doit dispenser des soins et du soutien à cette personne pour une période supérieure à 3 semaines.
Un certificat médical indiquant la nécessité de sa présence au chevet de cette personne, ainsi que sa durée et le lien de parenté entre la personne malade et l'étudiant sera requis.
Changement dans la situation d’emploi
Les demandes d’annulation sans facturation en raison d’un changement dans la situation professionnelle (changement d’horaire, surcharge de travail, etc.) peuvent être acceptées sous condition qu’une attestation officielle (avec entête, coordonnées, date, etc.) de l’employeur le confirme et que le changement ait eu lieu après la fin de la période de modification d’inscription. Cette attestation doit mentionner la date approximative du début du changement d’horaire ou de la surcharge de travail et, pour cette dernière, la durée estimée de ladite surcharge.
Aucune annulation de cours n'est possible lorsqu'une note autre que ZE ou E est enregistrée au dossier.
Une seule demande d’annulation pour circonstances exceptionnelles sera acceptée par trimestre.
Il est possible d’effectuer une demande pour un ou plusieurs cours de votre trimestre. Vous devez toutefois vous assurez que votre demande est complète et que tous les cours visés par votre requête y figurent. Lorsque votre demande sera traitée, il sera impossible de la modifier pour y ajouter des cours.
Comment effectuer une demande et délais de traitement
Trimestre d'hiver 2024
| Jusqu'au 19 janvier 2024 |
Annulation dans Mon Portail Délai de traitement
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| Entre le 20 janvier et le 27 février 2024 |
Demande d'annulation par courriel à votre programme Les coordonnées de votre programme sont inscrites dans la description officielle du programme. Votre programme vous informera par courriel lorsque la décision sera rendue. Délai de traitement
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| Après le 27 février 2024 |
Demande d'annulation par courriel au Registrariat Votre demande devra inclure le formulaire ainsi que les documents justificatifs en fonction de votre situation. Le Registrariat vous informera par courriel lorsque la décision sera rendue. Délai de traitement
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Trimestres antérieurs
Toute demande d’annulation de cours ou d’une activité pédagogique pour circonstances exceptionnelles concernant un trimestre antérieur doit être transmise à l’équipe de votre programme via votre courriel UQAM.
La demande d’annulation doit être présentée au plus tard avant la fin de la période de modification d’inscription du trimestre suivant. Après ce délai, la demande sera refusée. Toutefois, certaines demandes pourraient être exceptionnellement acceptées passé ce délai si :
- l'absence de l'étudiant est justifiée et
- qu'il est démontré qu'il n'était pas en mesure d'effectuer les démarche avant ce moment précis.
L'équipe de votre programme procèdera à la première analyse de votre demande. Si les responsables du programme l'acceptent, celle-ci sera alors transmise au Registrariat et une décision sera rendue.
Les coordonnées de votre programme sont inscrites dans la description officielle du programme.
Demande d’annulation pour circonstances exceptionnelles (PDF interactif)
Différences entre annulation et abandon
L'annulation et l'abandon de cours sont des termes pour désigner le retrait d'un cours au dossier étudiant.
Annulation sans facturation
- Votre inscription sera annulée, sans mention d’échec, et les frais de scolarité seront remboursés (à l’exception des frais généraux qui sont non remboursables).
- Le ou les cours annulés n’apparaîtront pas sur votre relevé de notes.
- Date limite : 10e jour ouvrable du trimestre* (ref. art.5.13a du Règlement 5, art. 4.12.1a du Règlement 8). La date exacte se trouve dans le calendrier universitaire.
Abandon sans mention d’échec mais avec facturation
- Votre ou vos cours seront abandonnés, vous n’obtiendrez pas d’échec, mais n’obtiendrez pas de remboursement.
- Le ou les cours abandonnés apparaîtront sur votre relevé de note avec la mention « X » (cours abandonné).
- Date limite : 46e jour ouvrable du trimestre* (ref. art.5.13b du Règlement 5, art. 4.12.1b du Règlement 8). La date exacte se trouve dans le calendrier universitaire.
* Des exceptions s’appliquent
Synthèse des différences entre annulation et abandon
| Terme | Description | Dates dans le calendrier universitaire pour l'annulation ou l'abandon dans Mon Portail |
Mention d'échec? |
Facturation des droits de scolarité? |
Affiché dans le relevé de notes? |
Affiché dans la facture? |
| Annulation | Annulation de cours sans facturation (AX) |
De l'inscription au cours au 10e jour ouvrable du trimestre |
Non | Non * | Non | Oui |
| Abandon | Abandon de cours sans mention d'échec avec facturation (XX) |
Du 11e jour ouvrable au 46e jour ouvrable du trimestre |
Non | Oui * | Oui Indiqué avec la mention X - abandon autorisé. Le nombre de crédits qui y est rattaché n'apparaît pas sur le relevé de notes. |
Oui |
Des questions?
Communiquez avec nous à l'adresse : du_annulation@uqam.ca
