Commande de documents officiels - Instructions

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La commande de documents officiels est maintenant intégrée dans Mon Portail.

La commande de documents officiels permet aux étudiants et aux diplômés de l'UQAM de commander de façon sécuritaire un ou plusieurs exemplaires d'un document officiel :

  • Relevé de notes officiel
  • Attestation d'inscription (un ou tous les trimestres)
  • Attestation pour permis d'études ou CAQ (étudiant international)
  • Autres attestations (inscription aux cycles supérieurs, fin de scolarité et diplomation, rédaction (thèse, mémoire, rapport, essai, stage, etc.), études réalisées en français, permis de travail - stage coop, provenance d'équivalences, etc.)

Documents pouvant être commandés

Relevé de notes officiel

Le relevé de notes officiel présente l’ensemble des notes obtenues dans le cadre d’un programme d’études. Les notes sont affichées en ordre chronologique, des plus anciennes aux plus récentes.

Il n'est donc pas possible de commander un relevé de notes officiel ne contenant qu'une partie des cours.

Avant d'effectuer votre commande, vérifiez votre relevé de notes en consultant le relevé de notes non officiel qui affiche les mêmes informations que le relevé de notes officiel.

Assurez-vous que vos notes figurent bien au relevé de notes et non seulement dans la section des résultats par trimestre (ex. Résultats - été 2020).

Si vous êtes finissant, vous devez attendre le lendemain de votre date de diplomation pour que votre diplôme et sa date d'obtention soient affichés sur le relevé de notes.

Pour plus d'informations, consultez les questions fréquentes sur les relevés de notes.

État du dossier lors de la commande

Assurez-vous, si nécessaire, que votre dossier est complet :

- Les notes figurent au relevé de notes (et non seulement dans la section Résultats);
- Le diplôme et la date de diplomation sont affichés.

Aucune mise en attente de commande, aucun remboursement ou envoi supplémentaire ne seront accordés le cas échéant.

Attestation d'inscription (un trimestre ou tous les trimestres)

Attestation d'inscription (un trimestre)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Régime d'études au moment de la commande de l'attestation (celui-ci est précisé lors du choix des documents - à temps complet ou à temps partiel)
  • Nom du programme
  • Trimestre
  • Dates de début et de fin du trimestre.

Disponibilité des trimestres (si vous êtes inscrit au trimestre donné)

TrimestreDisponibilité
Automne À partir du 1er février
Hiver À partir du 1er septembre
Été À partir du 1er février

Trimestres disponibles (si vous êtes inscrit au trimestre donné)

  • Automne 2024
  • Été 2024
  • Hiver 2024
  • Automne 2023
  • Été 2023
  • Hiver 2023

Attestation d'inscription (tous les trimestres)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom du programme
  • Pour chacune des années depuis l'admission au programme (présenté sous forme de tableau)
    • Année
      • Pour chaque trimestre (été, automne et hiver)
        • Régime d'étude (temps complet ou à temps partiel)
        • Nombre de cours inscrits
        • Nombre de crédits
        • Dates de début et de fin du trimestre

Attestation pour permis d'études ou CAQ (étudiant international)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom du programme
  • Pour chacune des années depuis l'admission au programme (présenté sous forme de tableau)
    • Année
      • Pour chaque trimestre (été, automne et hiver)
        • Régime d'étude (temps complet ou à temps partiel)
        • Nombre de cours inscrits
        • Nombre de crédits
        • Dates de début et de fin du trimestre
  • Nombre de crédits complétés
  • Nombre total de de crédits au programme
  • Durée normale du programme

2 documents sont nécessaires pour l'obtention du permis d'études ou CAQ :

- le relevé de notes officiel ET
- l'attestation pour le permis d'études ou CAQ (étudiant international)


Assurez-vous de commander ces 2 documents avant de transmettre la commande.

Il est inutile de commander des attestations supplémentaires (inscription un trimestre, inscription plusieurs trimestres - en tableau ou autre attestation) si vous commandez l'attestation pour le permis d'études ou CAQ.

Seule cette attestation et le relevé de notes sont nécessaires pour l'obtention d'un permis d'études ou CAQ.

Autres attestations

Assurez-vous de bien inscrire l'attestation désirée (ex. attestation de fin de scolarité) dans le champ Attestation demandée.

Certains documents ne peuvent être commandés en ligne. Vous pouvez les consulter dans l'onglet "Documents NE POUVANT PAS ÊTRE COMMANDÉS".

Si l'attestation que vous désirez ne figure pas dans les listes ci-dessous, vérifiez s'il est possible de l'obtenir AVANT d'effectuer votre commande : document_officiel@uqam.ca.

Attestation de double inscription

Vous pouvez commander cette attestation si vous êtes inscrit à deux programmes simultanément.

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Régime d'étude (temps complet ou à temps partiel)
  • Nombre de crédits
  • Nom du 1er programme
  • Nom du 2ème programme
  • Trimestre
  • Dates de début et de fin du trimestre

Attestation de non inscription

Vous pouvez commander cette attestation si vous n'êtes pas inscrit à aucun cours lors d'un trimestre.

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Mention indiquant la non inscription
  • Trimestre
  • Dates de début et de fin du trimestre

Attestations d'inscription aux cycles supérieurs

Vous pouvez commander une de ces attestations si vous êtes inscrit aux mentions ci-dessous.

  • Inscription en mémoire / thèse
  • Inscription à ACTIVIT (poursuite d’une activité)
  • Inscription à ACT.REC. (actif en recherche)
  • Inscription à SANSACT (aucune activité offerte à ce trimestre)
  • Inscription à EVALREC (en évaluation)

 

Attestations de fin de scolarité et diplomation

Authentification de diplôme

Une fois votre commande effectuée en ligne, écrivez à document_officiel@uqam.ca.

L'objet de votre courriel doit être : Demande d'authentification de diplôme.

Indiquez dans le message votre numéro de confirmation de commande et ajoutez en pièce jointe une copie de votre diplôme. Assurez-vous de nous faire parvenir une copie claire, lisible et complète du diplôme ainsi que votre code permanent de l'UQAM.

Diplôme en voie d’obtention moyennant la réussite de certains cours

Vous pouvez commander cette attestation si vous êtes en voie d'être diplômé mais que vous n'avez pas encore complété tous vos cours.

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Régime d'études (à temps complet ou à temps partiel)
  • Nom du programme
  • Trimestre
  • Dates de début et de fin du trimestre
  • Mention indiquant une future diplômation si les cours inscrits sont réussis et si les exigences du programme satisfaites

Fin de scolarité complétée

Vous pouvez commander cette attestation si vous avez complété votre programme mais que vous n'êtes pas encore diplômé.

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Mention indiquant le respect des exigence du programme
  • Nom du programme
  • Nom du grade à obtenir
  • Mention indiquant que le grade sera obtenu à une date ultérieure

La mention "Les exigences du programme ont été remplies. Le diplôme sera émis à une date ultérieure." doit être affichée au bas de votre relevé de notes dans Mon Portail.

Diplôme obtenu

Vous pouvez commander cette attestation si vous êtes diplômé.

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Mention indiquant le respect des exigence du programme
  • Nom du programme
  • Grade obtenu
  • Date d'obtention

Le grade et la date d'obtention doivent être affichés au bas de votre relevé de notes dans Mon Portail.

Attestation d'études - rédaction (thèse, mémoire, rapport, essai, stage, etc.) réalisées en français

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom et code du programme
  • Mention que les études - rédaction (thèse, mémoire, rapport, essai, stage, etc.) ont été réalisées en français
  • Titre de la thèse, mémoire, rapport, essai, stage, etc.

Attestation pour le permis de travail - stage coop (coopératif)

Vous pouvez commander cette attestation si vous êtes un étudiant international et que vous devez effectuer un ou des stages professionnels pour obtenir votre diplôme. Voici l'information à ajouter dans la Remarque pour le Registrariat:

  • Sigle du stage (ex. MKG8104)
  • Trimestre prévu du stage
  • Nombre de crédits

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom et code du programme
  • Stage
    • Sigle
    • Titre
    • Nombre de crédits
    • Trimestre où doit être effectué le stage

Attestation de provenance d'équivalences

Vous pouvez commander cette attestation si vous avez des reconnaissances d'acquis (exemption de cours - note K) à votre dossier.

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom du programme
  • Cours UQAM reconnu par équivalence
    • Sigle
    • Titre
    • Nombre de crédits
  • Cours équivalent ou expérience
    • Sigle
    • Titre
    • Établissement OU
    • Description de l'expérience

Formulaires à compléter par le Registrariat

Il n'est pas possible de faire compléter un formulaire provenant d'un organisme externe par le Registrariat.

Toutefois, le Registrariat peut y apposer le tampon ci-dessous et l'accompagner des attestations adéquates en provenance du Registrariat ou d'un autre Service confirmant les informations demandées.

La multitude de formulaires qui nous sont présentés et la trop grande facilité à corriger ou falsifier des informations écrites à la main nous obligent à ne fournir qu'une attestation officielle comportant les informations demandées. Les aspects sécuritaires et la véracité des informations inscrites sont ainsi mieux contrôlés.

Au besoin, l'organisme externe peut écrire à document_officiel@uqam.ca pour vérifier la validité des renseignements.

Tampon apposé sur le formulaire d'un organisme externe
Afin de préserver l'intégralité des informations communiquées,
le sceau de l'UQAM n'est apposé que sur une attestation officielle
qui émane du Registrariat. L'attestation jointe remplace tout
formulaire devant être rempli de façon manuscrite.
Initiales du signataire pour le Registrariat : _____

Comment demander d'apposer le tampon sur le formulaire d'un organisme externe

1- Commandez une "Autre attestation".

2- Assurez-vous d'indiquer "Tampon à apposer sur un formulaire" dans le champAttestation demandée avant de transmettre la commande.

3- Une fois votre commande effectuée en ligne, écrivez à document_officiel@uqam.ca. L'objet de votre courriel doit être : Tampon à apposer sur un formulaire.

4- Indiquez dans le message votre numéro de confirmation de commande et ajoutez en pièce jointe le formulaire. Assurez-vous de nous faire parvenir une copie claire, lisible et complète du formulaire ainsi que votre code permanent de l'UQAM.

Documents NE POUVANT PAS ÊTRE COMMANDÉS

Attestation carte OPUS

Elle est disponible gratuitement dans Mon Portail.

Attestation de présence au Canada

Cette attestation n'est plus émise car elle n'est plus nécessaire pour entrer au Canada. Pour plus d'informations, consultez le site du Gouvernement du Canada

Diplôme

Il n'est pas possible de commander un nouveau diplôme via la Commande de documents officiels.

Vous devez compléter le formulaire papier Demande d'émission de nouveau diplôme (pdf) accompagné des pièces justificatives et des frais requis :

- diplôme endommagé ou
- affidavit attestant de la perte ou du vol du diplôme original.

Échanges étudiants (attestation de présence, d'arrivée, de mobilité, de fin de séjour, etc.)

Les formulaires liés aux échanges étudiants (programmes 0473, 0474, 0475, 0476, 9966 ou 9967) ne sont plus complétés par le Registrariat :

- Attestation de présence
- Attestation d'arrivée
- Attestation de mobilité
- Attestation de séjour d'études
- Attestation de contrat d'études

Il n'est donc pas possible de les commander en ligne dans la commande de documents officiels.

Étudiants de l'École des sciences de la gestion
Vous devez communiquer avec Mireille Saad, conseillère à l'accueil et intégration : saad.mireille@uqam.ca.

Étudiants des autres facultés
Vous devez communiquer avec le Service des relations internationales et diplomatiques : sei@uqam.ca.

Lettre de décision d'admission

Elle est disponible gratuitement dans l'admission en ligne

Relevé d'impôts et facture

Ils sont disponibles gratuitement dans Mon Portail.

Autres informations

Coût et mode de paiement

Des frais de 15,00 $ (toutes taxes et frais d'envoi compris) sont exigés pour chaque exemplaire.

Le paiement se fait par carte de crédit.     

Type d'envoi (postal, transmission électronique BCI ou courriel)

La commande sera envoyée à l'adresse de votre choix :

    • adresse postale (au dossier étudiant, adresses fréquentes ou autre adresse)
    • université québécoise via la transmission électronique BCI
    • courriel (courriel UQAM étudiant ou autre)

Format de l'adresse postale

Afin de faciliter le traitement, assurez-vous que l'adresse postale est correctement formatée.

Exemple d'adresse postale correcte :

Prénom Nom
123 rue Une rue
Montréal QC A1A 1A1

Exemple d'adresse postale incorrecte :

Prénom Nom, 123 rue Une rue, Montréal, QC, A1A 1A1

Transmission électronique entre universités québécoises (BCI)

Le Bureau de coopération interuniversitaire - BCI a mis en place un environnement électronique sécurisé afin de :

  • faciliter les échanges de relevés de notes entre les différents établissements universitaires québécois;
  • permettre des transmissions plus rapides et sécuritaires.

La transmission électronique d'un relevé de notes sera effectuée suite à la demande d'un étudiant, à l'établissement participant choisi par celui-ci.

Délais de traitement par les établissements participants
Des délais, pouvant varier de quelques jours à quelques semaines, entre la réception des documents électroniques par les établissements participants et leur traitement sont normaux.

Nombre d'exemplaire à commander
Le document étant transmis électroniquement, il est inutile d'en commander plusieurs copies. Un seul exemplaire suffit.

Établissements participant aux échanges de relevés de notes électroniques

    • École de technologie supérieure (ETS)
    • École des hautes études commerciales (HEC)
    • École nationale d'administration publique (ENAP)
    • École polytechnique
    • Institut national de la recherche scientifique (INRS)
    • Université Bishop's
    • Université Concordia
    • Université de Montréal
    • Université de Sherbrooke
    • Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
    • Université du Québec à Montréal (UQAM)
    • Université du Québec à Rimouski (UQAR)
    • Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
    • Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
    • Université du Québec en Outaouais (UQO)
    • Université Laval
    • Université McGill
    • Université TÉLUQ

Envoi par courriel

Les documents peuvent être transmis par courriel. Pour des raisons de sécurité, les documents seront préférablement transmis au courriel UQAM étudiant.

Assurez-vous que l'adresse d'envoi (adresse postale, transmission électronique BCI ou courriel) est valide et que le destinataire est spécifié si nécessaire.

Vous pouvez vérifier les codes postaux canadiens sur le site de Postes Canada.

Aucun remboursement et/ou envoi supplémentaire ne sera acccordé le cas échéant.

Langue des documents officiels

Tous les documents officiels (relevés de notes et attestations) seront émis en français. Le Registrariat n’offre pas de service de traduction; il est de la responsabilité de l’étudiant d’obtenir une traduction officielle auprès d’un traducteur agréé.

Verso du relevé de notes en anglais ou en espagnol
Vous pouvez obtenir sur demande le verso du relevé de notes en version anglaise ou espagnole. Vous pouvez indiquer cet ajout à votre commande dans l'espace "Remarque pour le Registrariat".

Ces endos sont également disponibles en format pdf dans la Légende du relevé de notes.

Commandes antérieures

Seules les commandes complétées avec succès dans Mon Portail depuis le 14 mai 2024 sont disponibles dans cette section. Vous pouvez y consulter le détail et le statut de ces commandes.

Délais de traitement des documents officiels

Vous recevrez un courriel de confirmation une fois votre commande transmise au Registrariat. Ensuite, selon le type d'envoi choisi, les délais suivants seront à prévoir pour l'envoi des documents commandés :

- Postal : 3 à 5 jours ouvrables
- Transmission électronique BCI : 2 à 3 jours ouvrables
- Courriel : 3 à 5 jours ouvrables

Vous pouvez vérifier le statut de votre commande dans la section Commandes antérieures.

Envoi express
Ce service n'est pas offert. Il est toutefois possible de commander des documents officiels (relevés de notes ou attestations) au comptoir du Registrariat. Merci de ne pas faire de commande en ligne si vous voulez obtenir vos documents au comptoir du Registrariat.

 

Informations supplémentaires sur les documents officiels

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