Commande de documents officiels - Instructions

La commande de documents officiels permet aux étudiants et aux diplômés de l'UQAM de commander de façon sécuritaire un ou plusieurs exemplaires d'un document officiel :

  • Attestation d'inscription (un trimestre)
  • Attestation d'inscription (plusieurs trimestres)
  • Autres attestations
  • Documents nécessaires au renouvellement du permis d'études [NOUVEAU]
  • Relevé de notes officiel

La commande doit être effectuée pour un seul programme et pour une seule adresse d'envoi.

Vous devez effectuer plusieurs commandes si vous voulez des documents pour plusieurs programmes ou si vous désirez les transmettre à plusieurs adresses.

État du dossier lors de la commande
La commande doit être effectuée lorsque votre dossier est complet (toutes les notes au relevé de notes, diplôme et date de diplomation affichées si nécessaire).

Aucune mise en attente de commande, aucun remboursement ou envoi supplémentaire ne seront accordés le cas échéant.

COVID-19 - Mesures exceptionnelles pour obtenir des documents officiels

Mise à jour : 13 août 2020

Étant donné l’accès limité aux locaux de l’université et les délais de livraison plus importants à prévoir de Postes Canada, la réception de documents officiels pourraient être plus longue qu'à l'habituelle.  Les envois de documents officiels papier se feront une fois par semaine.

Les délais engendrés suite aux restrictions imposées par le COVID-19 sont de 7 à 10 jours ouvrables.

Attestation de présence au Canada non disponible
Le Registrariat n’émet pas d’attestation officielle indiquant que la présence au Canada est requise. Elles ne peuvent donc pas être commandées avec la commande de documents officiels.

Pour plus d'information : J'ai besoin d'une attestation de présence au Canada. Où puis-je l'obtenir?

Lettres de décision d'admission
Les lettres de décision d'admission peuvent être récupérées gratuitement dans l'admission en ligne.

Elles ne peuvent pas être commandées avec la commande de documents officiels.

Pour toute demande particulière, écrivez à document_officiel@uqam.ca.

Attestation d'inscription (un trimestre)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Régime d'études au moment de la commande de l'attestation (celui-ci est précisé lors du choix des documents - à temps complet ou à temps partiel)
  • Nom du programme
  • Trimestre
  • Dates de début et de fin du trimestre.

Trimestres disponibles (si vous êtes inscrit au trimestre donné)

  • Automne 2020
  • Été 2020
  • Hiver 2020
  • Automne 2019
  • Été 2019
  • Hiver 2019

Attestation d'inscription (plusieurs trimestres)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom du programme
  • Pour chacune des années depuis l'admission au programme (présenté sous forme de tableau)
    • Année
      • Pour chaque trimestre (été, automne et hiver)
        • Régime d'étude (temps complet ou à temps partiel)
        • Nombre de cours inscrits
        • Nombre de crédits
        • Dates de début et de fin du trimestre

Autres attestations disponibles

Assurez-vous que l'attestation désirée (ex. attestation de fin de scolarité) est affichée dans la Remarque pour le Registrariat avant de transmettre la commande.

Si l'attestation que vous désirez ne figure pas dans la liste ci-dessous et dans la section "Autres attestations non disponibles", vérifiez s'il est possible de l'obtenir AVANT d'effectuer votre commande : document_officiel@uqam.ca.

  • Attestation pour renouveler le permis d'études (immigration)

    À noter : Vous devez commander cette attestation et un relevé de notes officiel pour obtenir tous les documents officiels nécessaires au renouvellement du permis d'études.
  • Confirmation d’admission et d’inscription
  • Double inscription
  • Non inscription
  • Inscription aux cycles supérieurs
    • Inscription en mémoire / thèse
    • Inscription à ACTIVIT (poursuite d’une activité)
    • Inscription à ACT.REC. (actif en recherche)
    • Inscription à SANSACT (aucune activité offerte à ce trimestre)
    • Inscription à EVALREC (en évaluation)
  • Fin de scolarité et diplomation
    • Authentification de diplôme

      Une fois votre commande effectuée en ligne, écrivez à document_officiel@uqam.ca.

      L'objet de votre courriel doit être : Demande d'authentification de diplôme.

      Indiquez dans le message votre numéro de confirmation de commande et ajoutez en pièce jointe une copie de votre diplôme. Assurez-vous de nous faire parvenir une copie claire, lisible et complète du diplôme ainsi que votre code permanent de l'UQAM.
    • Diplôme en voie d’obtention moyennant la réussite de certains cours
    • Fin de scolarité complétée
    • Diplôme obtenu
  • Fin de séjour (mobilité)

    Soumettez votre attestation par courriel à document_officiel@uqam.ca. Vous recevrez une réponse automatique avec un numéro de billet. Vous pouvez ensuite commander une "Autre attestation" en précisant dans la Remarque pour le Registrariat : "Attestation fin de séjour" et le numéro du billet. L'attestation estampillée sera retournée par courriel dans les meilleurs délais.
  • Programmes d’échanges
  • Provenance d'équivalences

Autres attestations NON disponibles

Documents nécessaires au renouvellement du permis d'études [NOUVEAU]

Les documents nécessaires au renouvellement du permis d'études sont :

  • le relevé de notes officiel ET
  • l'attestation pour renouveler le permis d'études (à commander dans la section "Autres attestations")

Assurez-vous d'indiquer "Attestation pour renouveler le permis d'études" dans la Remarque pour le Registrariat avant de transmettre la commande.

De plus, vous devez être inscrit à vos cours pour que l'attestation puisse être produite.

Relevé de notes officiel

Le relevé de notes officiel présente l’ensemble des notes obtenues dans le cadre d’un programme d’études. Les notes sont affichées en ordre chronologique, des plus anciennes aux plus récentes.

Il n'est donc pas possible de commander un relevé de notes officiel ne contenant qu'une partie des cours.

Avant d'effectuer votre commande, vérifiez votre relevé de notes en consultant le relevé de notes non-officiel qui affiche les mêmes informations que le relevé de notes officiel.

Assurez-vous que vos notes figurent bien au relevé de notes et non seulement dans la section des résultats par trimestre (ex. Résultats - été 2020).

Si vous êtes finissant, vous devez attendre le lendemain de votre date de diplomation pour que votre diplôme et sa date d'obtention soient affichés sur le relevé de notes.

Pour plus d'informations, consultez les questions fréquentes sur les relevés de notes.

Assurez-vous que toutes vos notes et, si vous êtes finissant, que votre diplôme et sa date d'obtention sont affichés sur votre relevé de notes non-officiel avant d'effectuer votre commande.

Aucun remboursement et/ou envoi supplémentaire ne sera acccordé le cas échéant.

Diplôme

Il n'est pas possible de commander un nouveau diplôme via la Commande de documents officiels.

Vous devez compléter le formulaire papier Demande d'émission de nouveau diplôme (pdf) accompagné des pièces justificatives et des frais requis (65$) :

- diplôme endommagé ou
- affidavit attestant de la perte ou du vol du diplôme original.

Délais de traitement

Documents électroniques
Les documents transmis électroniquement (par courriel ou BCI) seront traités dans un délai maximal de 5 jours ouvrables, selon le volume des commandes reçues, suivant la réception de votre demande.

Documents papier
Les documents papier transmis par courrier postal seront traités dans un délais de 7 à 10 jours ouvrables.

Envoi express
Ce service n'est pas offert.

Un courriel de confirmation vous sera envoyé une fois la commande complétée.

Coût et mode de paiement

Des frais de 14,00 $ (toutes taxes et frais d'envoi compris) sont exigés pour chaque exemplaire, y compris pour l'attestation d'inscription (plusieurs trimestres).

Le paiement se fait par carte de crédit.     

Adresse d'envoi

La commande sera envoyée à l'adresse de votre choix :

Une seule adresse d'envoi (courriel UQAM ou transmission électronique BCI) est permise par commande. Vous pouvez effectuer plusieurs commandes pour faire parvenir des documents à différents destinataires.

Assurez-vous que l'adresse postale entrée est valide et que le destinataire est spécifié si nécessaire. Vous pouvez vérifier les codes postaux canadiens sur le site de Postes Canada.

Aucun remboursement et/ou envoi supplémentaire ne sera acccordé le cas échéant.

Format de l'adresse postale

Afin de faciliter le traitement, assurez-vous que l'adresse postale est correctement formatée.

Exemple d'adresse postale correcte :

Prénom Nom
123 rue Une rue
Montréal QC A1A 1A1

Exemple d'adresse postale incorrecte :

Prénom Nom, 123 rue Une rue, Montréal, QC, A1A 1A1

Transmission électronique entre universités québécoises

La Bureau de coopération interuniversitaire - BCI (anciennement CREPUQ) a mis en place un environnement électronique sécurisé afin de :

  • faciliter les échanges de relevés de notes entre les différents établissements universitaires québécois;
  • permettre des transmissions plus rapides et sécuritaires.

La transmission électronique d'un relevé de notes sera effectuée suite à la demande d'un étudiant, à l'établissement participant choisi par celui-ci.

Délais de traitement par les établissements participants
Des délais, pouvant varier de quelques jours à quelques semaines, entre la réception des documents électroniques par les établissements participants et leur traitement sont normaux.

Nombre d'exemplaire à commander
Le document étant transmis électroniquement, il est inutile d'en commander plusieurs copies. Un seul exemplaire suffit.

Établissements participant aux échanges de relevés de notes électroniques

    • École de technologie supérieure (ETS)
    • École des hautes études commerciales (HEC)
    • École nationale d'administration publique (ENAP)
    • École polytechnique
    • Institut national de la recherche scientifique (INRS)
    • Télé-Université (TELUQ)
    • Université Bishop's
    • Université Concordia
    • Université de Montréal
    • Université de Sherbrooke
    • Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
    • Université du Québec à Montréal (UQAM)
    • Université du Québec à Rimouski (UQAR)
    • Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
    • Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
    • Université du Québec en Outaouais (UQO)
    • Université Laval
    • Université McGill

Transmission par courriel

Si la situation l'exige, certains envois pourront être effectués par courriel. Pour des raisons de sécurité, les documents seront transmis au courriel UQAM de l'étudiant.

Précisions pour le baccalauréat par cumul de certificats

Étudiants diplômés d'un baccalauréat par cumul de certificats

Seuls les étudiants diplômés d'un baccalauréat par cumul de certificats peuvent commander des relevés de notes officiels de ce programme. Pour ce faire, il faut entrer le code du baccalauréat par cumul qui se trouve dans le Portail étudiant. Les frais exigés sont de 14$ l'exemplaire.

Étudiants non diplômés d'un baccalauréat par cumul de certificats

Les étudiants non diplômés d'un baccaulauréat par cumul de certificats doivent commander des relevés de notes du ou des certificat(s) qui composent leur baccalauréat par cumul de certificats. Les frais exigés sont de 14$ l'exemplaire par certificat.

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