Commande de documents officiels - Instructions

La commande de documents officiels permet aux étudiants et aux diplômés de l'UQAM de commander de façon sécuritaire un ou plusieurs exemplaires d'un document officiel :

  • Attestation d'inscription (un trimestre)
  • Attestation d'inscription (plusieurs trimestres)
  • Autres attestations
  • Relevé de notes officiel

La commande doit être effectuée pour un seul programme et pour une seule adresse d'envoi (postale ou envoi électronique entre universités). Aucun envoi par courriel n'est possible.

Vous devez effectuer plusieurs commandes si vous voulez des documents pour plusieurs programmes ou si vous désirez les transmettre à plusieurs adresses.

État du dossier lors de la commande
La commande doit être effectuée lorsque votre dossier est complet (toutes les notes au relevé de notes, diplôme et date de diplomation affichées si nécessaire).

Aucune mise en attente de commande, aucun remboursement ou envoi supplémentaire ne seront accordés le cas échéant.

Attestation d'inscription (un trimestre)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Régime d'études au moment de la commande de l'attestation (celui-ci est précisé lors du choix des documents - à temps complet ou à temps partiel)
  • Nom du programme
  • Trimestre
  • Dates de début et de fin du trimestre.

Trimestres disponibles (si vous êtes inscrit au trimestre donné)

  • Automne 2019
  • Été 2019
  • Hiver 2019
  • Automne 2018
  • Été 2018
  • Hiver 2018

Attestation d'inscription (plusieurs trimestres)

Informations affichées

  • Prénom et nom de l'étudiant
  • Date de naissance de l'étudiant
  • Nom du programme
  • Pour chacune des années depuis l'admission au programme (présenté sous forme de tableau)
    • Année
      • Pour chaque trimestre (été, automne et hiver)
        • Régime d'étude (temps complet ou à temps partiel)
        • Nombre de cours inscrits
        • Nombre de crédits
        • Dates de début et de fin du trimestre

Autres attestations

Assurez-vous que l'attestation désirée (ex. attestation de fin de scolarité) est affichée dans la Remarque pour le Registrariat avant de transmettre la commande.

Si l'attestation que vous désirez ne figure pas dans la liste ci-dessous, vérifiez s'il est possible de l'obtenir AVANT d'effectuer votre commande : document_officiel@uqam.ca.

Autres attestations disponibles

  • Confirmation d’admission et d’inscription
  • Double inscription
  • Non inscription
  • Inscription aux cycles supérieurs
    • Inscription en mémoire / thèse
    • Inscription à ACTIVIT (poursuite d’une activité)
    • Inscription à ACT.REC. (actif en recherche)
    • Inscription à SANSACT (aucune activité offerte à ce trimestre)
    • Inscription à EVALREC (en évaluation)
  • Fin de scolarité et diplomation
    • Authentification de diplôme
    • Diplôme en voie d’obtention moyennant la réussite de certains cours
    • Fin de scolarité complétée
    • Diplôme obtenu
  • Immigration
  • Programmes d’échanges
  • Provenance d'équivalences

Relevé de notes officiel

Le relevé de notes officiel présente l’ensemble des notes obtenues dans le cadre d’un programme d’études. Les notes sont affichées en ordre chronologique, des plus anciennes aux plus récentes.

Il n'est donc pas possible de commander un relevé de notes officiel ne contenant qu'une partie des cours.

Avant d'effectuer votre commande, vérifiez votre relevé de notes en consultant le relevé de notes non-officiel qui affiche les mêmes informations que le relevé de notes officiel.

Si vous êtes finissant, vous devez attendre le lendemain de votre date de diplomation pour que votre diplôme et sa date d'obtention soient affichés sur le relevé de notes.

Pour plus d'informations, consultez les questions fréquentes sur les relevés de notes.

Assurez-vous que toutes vos notes et, si vous êtes finissant, que votre diplôme et sa date d'obtention sont affichés sur votre relevé de notes non-officiel avant d'effectuer votre commande.

Aucun remboursement et/ou envoi supplémentaire ne sera acccordé le cas échéant.

Diplôme

Il n'est pas possible de commander un nouveau diplôme via la Commande de documents officiels.

Vous devez compléter le formulaire papier Demande d'émission de nouveau diplôme (pdf) accompagné des pièces justificatives et des frais requis (65$) :

- diplôme endommagé ou
- affidavit attestant de la perte ou du vol du diplôme original.

Délais d'expédition

Les documents seront expédiés dans un délai maximal de 5 jours ouvrables, selon le volume des commandes reçues, suivant la réception de votre demande.

Envoi express

Ce service n'est pas offert.

Un courriel de confirmation vous sera envoyé une fois la commande complétée.

Coût et mode de paiement

Des frais de 14,00 $ (toutes taxes et frais d'envoi compris) sont exigés pour chaque exemplaire, y compris pour l'attestation d'inscription (plusieurs trimestres).

Le paiement se fait par carte de crédit.     

Adresse d'envoi

La commande sera envoyée à l'adresse de votre choix :

    • autre université québécoise via la transmission électronique
    • adresse postale qui figure au dossier étudiant
    • adresse postale d'un autre établissement
    • autre adresse postale

Une seule adresse d'envoi est permise par commande. Vous pouvez effectuer plusieurs commandes pour faire parvenir des documents à différents destinataires.

Il n'est pas possible de transmettre les commandes par courriel.

Assurez-vous que l'adresse postale entrée est valide et que le destinataire est spécifié si nécessaire. Vous pouvez vérifier les codes postaux canadiens sur le site de Postes Canada.

Aucun remboursement et/ou envoi supplémentaire ne sera acccordé le cas échéant.

Format de l'adresse postale

Afin de faciliter le traitement, assurez-vous que l'adresse postale est correctement formatée.

Exemple d'adresse postale correcte :

Prénom Nom
123 rue Une rue
Montréal QC A1A 1A1

Exemple d'adresse postale incorrecte :

Prénom Nom, 123 rue Une rue, Montréal, QC, A1A 1A1

Transmission électronique

La Bureau de coopération interuniversitaire - BCI (anciennement CREPUQ) a mis en place un environnement électronique sécurisé afin de :

  • faciliter les échanges de relevés de notes entre les différents établissements universitaires québécois;
  • permettre des transmissions plus rapides et sécuritaires.

La transmission électronique d'un relevé de notes sera effectuée suite à la demande d'un étudiant, à l'établissement participant choisi par celui-ci.

Délais de traitement par les établissements participants
Des délais, pouvant varier de quelques jours à quelques semaines, entre la réception des documents électroniques par les établissements participants et leur traitement sont normaux.

Nombre d'exemplaire à commander
Le document étant transmis électroniquement, il est inutile d'en commander plusieurs copies. Un seul exemplaire suffit.

Établissements participant aux échanges de relevés de notes électroniques

    • École de technologie supérieure (ETS)
    • École des hautes études commerciales (HEC)
    • École nationale d'administration publique (ENAP)
    • École polytechnique
    • Institut national de la recherche scientifique (INRS)
    • Télé-Université (TELUQ)
    • Université Bishop's
    • Université Concordia
    • Université de Montréal
    • Université de Sherbrooke
    • Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
    • Université du Québec à Montréal (UQAM)
    • Université du Québec à Rimouski (UQAR)
    • Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
    • Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
    • Université du Québec en Outaouais (UQO)
    • Université Laval
    • Université McGill

Transmission par courriel

Il n'est pas possible de transmettre les documents officiels par courriel. De plus, il n'est pas possible de transmettre par courriel une copie d'un document officiel transmis par courrier postal ou via la transmission électronique.

Précisions pour le baccalauréat par cumul de certificats

Étudiants diplômés d'un baccalauréat par cumul de certificats

Seuls les étudiants diplômés d'un baccalauréat par cumul de certificats peuvent commander des relevés de notes officiels de ce programme. Pour ce faire, il faut entrer le code du baccalauréat par cumul (voir ci-dessous). Les frais exigés sont de 14$ l'exemplaire.

Étudiants non diplômés d'un baccalauréat par cumul de certificats

Les étudiants non diplômés d'un baccaulauréat par cumul de certificats doivent commander des relevés de notes du ou des certificat(s) qui composent leur baccalauréat par cumul de certificats. Les frais exigés sont de 14$ l'exemplaire par certificat.

Codes de programme des baccalauréats par cumul

Arts
Titre du baccalauréat
Code du baccalauréat
Baccalauréat ès arts
C200
Baccalauréat ès arts            
C500
Baccalauréat ès arts            
C501
Baccalauréat ès arts            
C600
Baccalauréat ès arts        
C700
Sciences
Titre du baccalauréat
Code du baccalauréat
Baccalauréat ès sciences
C110
Baccalauréat ès sciences
C210
Baccalauréat ès sciences
C300
Baccalauréat ès sciences
C301
Baccalauréat ès sciences appliquées
C310
Baccalauréat ès sciences appliquées
C311
Sciences de l'éducation  
Titre du baccalauréat
Code du baccalauréat
Baccalauréat en éducation
C400
Baccalauréat en éducation
C401
Sciences de la gestion
Titre du baccalauréat
Code du baccalauréat
Baccalauréat en administration des affaires
C100
Baccalauréat en administration des affaires
C101
Baccalauréat en administration des affaires
C102
Baccalauréat ès sciences de la gestion
C111

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