Protection des renseignements personnels
Conformément à la loi et aux règlements en vigueur concernant la confidentialité des renseignements nominatifs* qui prescrivent les obligations de l’Université et de ses employés pour préserver le caractère confidentiel des informations contenues dans le dossier des étudiants ou candidats, l'accès au dossier universitaire personnel est strictement limité à l'étudiant ou au candidat lui-même et aux seules personnes chargées de supporter le cheminement de l'étudiant dans son programme.
Le Registrariat assure la sécurité des transactions dans les dossiers universitaires confidentiels, en identifiant et en authentifiant chaque personne qui essaie d’y accéder ou d’y effectuer une transaction, dans le système d’information et de gestion des études.
Consultation en ligne du dossier étudiant
Si vous essayez de consulter en ligne votre dossier universitaire ou d’y effectuer une transaction par l’intermédiaire de l’un de nos services en ligne, vous devez vous identifier à l’aide de votre code permanent et de votre NIP (numéro d’identification personnel).
Lorsque le serveur de sécurité aura authentifié vos coordonnées, les transactions que vous effectuerez seront sécurisées. Après cinq tentatives d’accès sans succès, votre NIP sera automatiquement désactivé.
Si vous utilisez un ordinateur situé dans un laboratoire d’informatique ou dans tout autre lieu public, assurez-vous de quitter le navigateur à la fin de la session de travail, afin de ne pas compromettre la confidentialité de vos informations personnelles.
Afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de votre dossier universitaire, ne divulguez à personne vos coordonnées d’accès qui sont réservées à un usage strictement personnel.
Accès au dossier étudiant par une tierce personne
La personne détentrice du dossier étudiant (mandant) qui souhaite donner accès à son dossier universitaire à un tiers (mandataire), que ce soit à un parent ou à une autre personne, doit :
- remplir le formulaire de procuration (fichier PDF interactif)
- l’imprimer
- le signer et
- le remettre au mandataire avec une copie d’une pièce d’identité avec signature.
Le mandataire désigné dans la procuration devra présenter également une pièce d'identité avec photo.
Informations / documents pouvant faire l'objet d'une procuration
- Communiquer des renseignements concernant le traitement d'une demande d’admission.
- Remettre un document officiel émis par l’UQAM (relevé de notes, attestation ou diplôme).
- Remettre des documents originaux soumis à la demande de l’UQAM pour l’étude du dossier.
Pour que la procuration soit acceptée
- Toutes les sections requises doivent être remplies selon les instructions.
- La procuration ne doit pas comporter d’inscriptions effacées, raturées ou modifiées.
- Les signatures doivent être sous forme manuscrite. Les signatures électroniques ou numériques seront refusées.
- Le mandataire doit se présenter, en personne, au comptoir du Registrariat avec :
- la procuration imprimée et signée sous forme manuscrite
- une copie de la pièce d’identité avec signature du mandant et
- sa propre pièce d’identité.
Aucune information ne sera transmise par téléphone ou par courriel.
* - Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
- Règlement no.15 de l’UQAM sur la confidentialité des dossiers nominatifs (fichier PDF)
